Posiadanie własnego serwisu WWW pozwala prezentować informacje o produktach lub usługach na dowolnym poziomie szczegółowości i w czasie, w jakim życzą sobie tego klienci firmy. Klient może natychmiast (bez kolejki) zdobyć informacje o produkcie, jego cenie, o warunkach świadczonych usług oraz może złożyć zamówienie. Przedsiębiorstwo mające serwis WWW jest w stanie zaspokoić nawet najbardziej wymagających klientów. Może zaoferować klientom różne sposoby grupowania informacji np. według producentów, stylów i kolorów oraz pozwala użytkownikom serwisu ściągnąć na własne komputery i wydrukować interesujące ich dane.




Jak przedstawiać informacje, aby serwis internetowy był "przyjazny" dla klientów Twojego przedsiębiorstwa ?

Warto na stronach WWW umieścić listę odpowiedzi na najczęściej zadawane przez klientów pytania. Użytkownicy nie lubią czekać, wolą szybką reakcję nawet jeżeli muszą szukać odpowiedzi na długiej liście. Przy przyjmowaniu pytań od klientów do listy najczęściej zadawanych pytań, można skorzystać z autorespondera. Dzięki temu mechanizmowi każdy kto prześle zapytanie do firmy zostanie automatycznie powiadomiony o tym, że jego pytanie trafiło do adresata. Należy również poinformować odwiedzających kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi na zadane pytania.

Jeżeli produkty firmy są skomplikowane w obsłudze można na stronie umieścić opisy użytkowania czy też montażu, które klient będzie mógł przeczytać, wydrukować i ściągnąć na swój komputer. Gdy instrukcja zmienia się można natychmiast zmienić ją na serwisie.

Inną formą pomocy użytkownikom jest udzielanie porad na temat usług i produktów online tj. natychmiast i o każdej porze dogodnej dla klienta (24 godziny na dobę). Można do tego celu wykorzystać pocztę elektroniczną. Wyobraźmy sobie, że klient wysyła do firmy zgłoszenie o usterce produktu, który kupił. Autoresponder automatycznie odpowiada, że wiadomość klienta dotarła do adresata oraz informuje, że serwisant skontaktuje się z nim w ciągu np. trzech godzin. Jednocześnie z chwilą wpłynięcia emaila na konto pocztowe serwisant otrzymuje taką samą wiadomość na telefon komórkowy w postaci SMS-a.

Nic tak nie zniechęca Internauty jak strony WWW, na których nic się nie dzieje. A najbardziej odstrasza serwis, który nie jest aktualizowany. Na przykład użytkownik chce skorzystać z usług internetowej agencji nieruchomości, znajduje ciekawą ofertę, składa zamówienie i w odpowiedzi otrzymuje informację, że jest ona dawno nieaktualna albo, że cena jest dwukrotnie wyższa niż ta podana na stronie WWW. Taki serwis budzi niechęć zamiast przyciągać. Dlatego firma powinna często zaglądać na własną stronę w internecie i sprawdzać czy podane na niej informacje są na pewno najświeższe. Jeżeli oferta przedsiębiorstwa zmienia się bardzo rzadko można wzbogacić serwis ładnymi zdjęciami czy też ogólnymi informacjami z branży (patrz: przyciąganie klientów do serwisu).

Nie robi również dobrego wrażenia strona mieniąca się wszystkimi możliwymi barwami. Trzeba pamiętać o tym, że człowiek inaczej widzi kolor na kartce papieru niż na ekranie komputera. Stonowana kolorystyka i mała liczba zastosowanych kolorów powoduje, że serwis jest znacznie lepiej czytelny dla oglądającego. Tło, na którym umieszczony jest tekst także ma duże znaczenie dla przejrzystości strony. Hasła reklamowe, rysunki czy też logo umieszczone w tle powoduje, że tekst jest nieczytelny.

Wszystkie elementy graficzne umieszczone na stronach WWW wydłużają czas ładowania się serwisu. Aby skrócić maksymalnie czas oczekiwania na otwarcie strony można:

Każdy przedsiębiorca poszukujący pracowników metodą tradycyjną tj. poprzez ogłoszenia w prasie ma świadomość kosztów, które taka operacja niesie za sobą. Wykorzystanie do zbierania ofert kandydatów do pracy serwisu WWW pozwala te koszty znacznie ograniczyć. Wystarczy na stronie umieścić ofertę pracy z emailem kontaktowym dla potencjalnych pracowników i czekać na zgłoszenia. Aby kandydat miał pewność, że jego cv trafiło pod właściwy adres należy skorzystać z autorespondera, który automatycznie każdej osobie wyśle informację zwrotną z podziękowaniem za zgłoszenie. Oczywiście należy pamiętać o ciągłej aktualizacji ofert i poprawnym ich formułowaniu. Źle skonstruowane ogłoszenie umieszczone nawet na najbardziej uczęszczanym serwisie nie przyniesie spodziewanych efektów.

Aby pozyskać jak największą liczbę klientów firma powinna zadbać o to, by na stronach internetowych znalazły się informacje ciekawe z punktu widzenia potencjalnego nabywcy jej usług czy produktów. Informacje, które na tyle zaintrygują klienta, że zapozna się z treścią całego serwisu, a nie tylko jego strony głównej.
Stronę główną przedsiębiorstwa można porównać do witryny sklepowej. Niektórzy rzucą okiem na eksponowane produkty, inni nie, jeszcze inni wejdą do sklepu. Istotne dla firmy są właśnie te czynniki, które powodują, że klient zatrzyma się przed witryną i po chwili wejdzie do środka. Może to być: elegancki wystrój, ceny, rodzaj produktów czy też szyld oferujący coś niezwykłego.
Zadaniem firmy jest tak wizualnie i informacyjnie przygotować stronę, aby zmotywować zainteresowanego do obejrzenia wszystkiego. Najważniejszą rolę odgrywają nagłówki i prezentacje, to one muszą w kilku sekundach zwrócić na siebie uwagę, wzbudzić zainteresowanie i ciekawość motywującą do dalszego czytania. Słowa muszą odwoływać się do emocji i głównych motywów potencjalnego klienta. Główną zasadą jest podkreślanie korzyści wynikających z posiadania danego produktu czy usługi.
Kolejnym sposobem na zachęcenie Internautów do odwiedzania strony przedsiębiorstwa może być stworzenie na niej forum, gdzie użytkownicy sieci mogą wymieniać się poglądami na temat oferty firmy. Można również stworzyć biuletyn wysyłany pocztą elektroniczną, który będzie informował o nowościach w serwisie. Warto również zachęcać klientów do przysyłania uwag i sugestii na temat zawartości serwisu, jak i samych produktów czy usług. W ten sposób można niewielkim kosztem uzyskać wiele cennych informacji.
Inną formą promocji serwisu jest umieszczanie na stronach hipertekstowych linków, które przenoszą użytkownika do innych miejsc w sieci. Na przykład, jeżeli o produkcie który sprzedaje firma napisano pozytywny artykuł można połączyć stronę z miejscem, gdzie ten artykuł jest dostępny. Jeśli kilka mniejszych przedsiębiorstw w różnych kanałach dystrybucji sprzedaje produkt firmy można zamieścić na stronach linki do tych punktów usługowych, aby zachęcić potencjalnych klientów do dokonywania zakupów w tych przedsiębiorstwach. Zaletą takiego przedsięwzięcia jest duża liczba odwiedzających serwis oraz możliwość uzyskania wpływów z reklam. Inne firmy będą chętnie reklamowały się na stronach, które cieszą się popularnością wśród Internautów.
Popularną formą promowania serwisu w sieci są banery. Baner to reklama firmy umieszczona na innej stronie WWW. Każdy, kto kliknie na niego automatycznie zostaje przenoszony na stronę reklamującego się przedsiębiorstwa. Ta forma przyciągania klientów do serwisu jest jednak dosyć kosztowna i nie tak bardzo skuteczna, za jaką uchodzi. Dla firmy nie jest ważna bowiem jedna wizyta Internauty a regularne oglądanie strony.

Wiele przedsiębiorstw, których strony WWW cieszą się dużym zainteresowaniem internautów oferuje pewne cenne informacje, bezpłatne dla odwiedzających, bez zobowiązań. Na przykład mała firma może zaoferować oglądającym serwis WWW dwie godziny bezpłatnych usług doradczych (porady wysyłane przez e-mail na podstawie otrzymanego opisu problemu), dealer samochodowy - wycenę używanych samochodów, firma maklerska - dane o lokatach, sprzedający książki może opublikować jeden rozdział książki lub jej streszczenie. Powoduje to, że ludzie często zaglądają na takie strony, poza tym jeżeli informacje zmieniają się i są aktualizowane klienci powracają do serwisu firmy, zaczynają darzyć przedsiębiorstwo zaufaniem a to zwiększa prawdopodobieństwo wypróbowania przez nich usług i produktów firmy. Taka darmowa informacja to pierwszy krok do wciągnięcia klienta w cykl sprzedaży. Warto więc zastanowić się, co ważnego dla potencjalnego nabywcy przedsiębiorstwo może oferować bezpłatnie.
Jeżeli firma reklamuje się w świecie realnym adres strony trzeba koniecznie umieścić na plakatach i ulotkach. Powinien być on tak zamieszczony i mieć taki rozmiar, aby od razu rzucał się w oczy.

Sklep internetowy pozwala przedstawić ofertę firmy w sposób skatalogowany tzn. można produktom nadać określone podkategorie a te z kolei przyporządkować kategoriom. Jeżeli firma sprzedaje obuwie może określić np.: trzy kategorie: buty damskie, męskie, dziecięce. Następnie w każdej kategorii wyróżnić podkategorie np.: buty damskie: sandały, pantofle. Wreszcie w podkategoriach zamieścić określone modele obuwia. Oprócz katalogowania każdy produkt można dokładnie opisać, opublikować jego zdjęcie, podać cenę. Klienci tak prezentowaną ofertę mogą samodzielnie przeglądać i składać zamówienia na interesujące ich produkty. Jeżeli oferta firmy jest bardzo złożona a produkty wymagają szczegółowych opisów technicznych można do katalogu wybrać produkty prostsze lub te, które lepiej się sprzedają, natomiast pozostałe opisy przesłać pocztą elektroniczną do osób zainteresowanych. Katalog produktów stworzony w sieci ma wiele zalet. Przede wszystkim jego koszt jest znacznie niższy od kosztu druku i dystrybucji katalogu na papierze. Pozwala również zmniejszyć koszty administracji czy zamawiania, bo to klient poświęca swój czas na przeglądanie katalogu i składanie zamówień. Poza tym katalog w sieci jest natychmiast dostępny dla internautów. Jeszcze jedną mocną stroną ofert w sieci jest możliwość wprowadzania zmian co miesiąc, co tydzień, codziennie a nawet co godzinę. Można zmieniać wybór produktów, ich ceny, ogłaszać specjalność dnia w zależności od trendów sprzedaży itp. Można wprowadzać nowe produkty, podawać najbardziej aktualne informacje dotyczące dostępności poszczególnych kolorów czy rozmiarów, których zabraknie w magazynie.

Klientem sklepu internetowego nie musi być osoba indywidualna, może to być również inna firma. Wtedy firma - klient zamiast składać zapytania o dostępność danego towaru, czy też jego ilość w magazynie może skorzystać z katalogu produktów w sklepie internetowym i tam znaleźć potrzebne informacje. Katalog stworzony z myślą o klientach - firmach będzie zawierał trochę inne informacje niż katalog dla tzw. detalisty. Powinny znaleźć się w nim takie dane jak stany magazynowe towaru, czas dostawy, sposób dokonywania płatności, informacja o sposobie wystawiania i przesyłania faktur.

Jednym z elementów sklepu internetowego jest baza danych klientów tworzona automatycznie wtedy gdy klient składa zamówienie na dany artykuł. W bazie można znaleźć m.in. adres, telefon danego nabywcy. Pozwala to sprawdzić czy klient jest nadal zainteresowany towarem, potwierdzić zamówienie. Można również sprawdzić na jaka sumę do tej pory dana osoba zrobiła zakupy w sklepie i taką informację wykorzystać np. do zaoferowania najlepszym klientom karty stałego klienta, atrakcyjnego rabatu czy też możliwości wzięcia udziału w konkursie z wartościowymi nagrodami. Można wykorzystać adresy email klientów do informowania ich pocztą elektroniczną o wszelkich zmianach w ofercie oraz o promocjach.

Domena to główna część adresu strony WWW bądź skrzynki pocztowej. Wpisując tę nazwę w przeglądarkę klient może odnaleźć stronę firmy. Nazwa domeny powinna być:

logiczna - związana z nazwą firmy, produktem lub zakresem jej działalności, np. kwiaty.pl dla kwiaciarni, ksiazki.pl dla księgarni,

krótka - im więcej znaków zawiera nazwa domeny tym większe prawdopodobieństwo, że klient wpisując ją w przeglądarkę popełni błąd i nie obejrzy strony. Krótką nazwę łatwiej jest zapamiętać.
Domena tak jak numer telefonu jest unikalną nazwą identyfikującą przedsiębiorstwo. Jeżeli firma wie już jaką nazwę chce zarejestrować, trzeba sprawdzić, czy nie jest ona już zajęta. Można to zrobić korzystając z przeglądarki na stronach NASK www.nask.pl (organizacja rejestrująca domeny w Polsce). Gdy nazwa jest wolna warto ją szybko zarejestrować, aby nikt inny nie zrobił tego jako pierwszy. Co prawda można wtedy taką nazwę od innej firmy odkupić ale jest to bardzo kosztowne. Niektóre przedsiębiorstwa specjalnie rejestrują popularne nazwy aby później na tym zarabiać. Innym rozwiązaniem wyboru nazwy domeny może być wykorzystanie nazwy domeny firmy świadczącej usługi internetowe. Na przykład jeżeli takie przedsiębiorstwo ma nazwę polinfo.pl, adres firmy, która nazywa się softex może brzmieć www.softex.polinfo.pl. Adres przedsiębiorstwa, w którym wykorzystywana jest nazwa innej firmy zwany jest subdomeną.

Poczta elektroniczna to obecnie najczęściej wykorzystywana i najpopularniejsza usługa internetowa.
Poprzez email można wymieniać poglądy z klientami, oddziałami firmy oraz innymi firmami w kraju i na świecie. Poczta elektroniczna jest stosowana do wysyłania ofert, cenników, przyjmowania i składania zamówień oraz do przesyłania rożnego typu danych (dokumenty, grafika, oprogramowanie).
Stosowanie poczty elektronicznej może spowodować poprawę komunikacji i zmniejszenie liczby rzeczywiście potrzebnych spotkań. Poza tym jest ona znacznie tańsza niż rozmowa telefoniczna oraz szybsza i bezpieczniejsza niż tradycyjna usługa pocztowa.

Poczta elektroniczna umożliwia utrzymywanie ciągłego kontaktu z klientami, pozwala udzielać odpowiedzi na zadawane pytania, umawiać spotkania, przesyłać oferty dostosowane do potrzeb określonego klienta.
Przy pomocy emaila można rozsyłać do klientów ankiety, foldery reklamowe, informować ich o zmianach w cenniku czy ofercie.

Wyobraźmy sobie dyrektora handlowego, który musi przekazać informacje na temat nowego produktu zespołowi przedstawicieli handlowych. Może oczywiście zatelefonować do wszystkich albo wydrukować informacje i wysłać je do każdego jednak zajmuje to dużo czasu i jest kosztowne. Może również wysłać do każdego przedstawiciela jednym emailem informacje uzupełnione o obraz produktu oraz arkusze kalkulacyjne ilustrujące koszty i zajmie to zaledwie kilka minut.
Poczta pozwala usprawnić przepływ dokumentów w firmie. Wszelkie raporty istniejące do tej pory wyłącznie w postaci papierowej można przekształcić w dokumenty elektroniczne przesyłane emailem. Jeżeli pracownik otrzymuje raport, w momencie, w którym otwiera list informacja zwrotna jest automatycznie wysyłana do nadawcy. Obejmuje ona godzinę i datę odczytania wiadomości.

Korzystając z poczty email można znacznie zautomatyzować korespondencję w firmie. Jedną wiadomość można przesłać do wielu osób jednym kliknięciem. Można również spowodować, że oprócz adresata jeszcze inna osoba otrzyma kopię listu i jej nazwisko będzie widoczne lub nie dla głównego adresata.
Poza tym poczta pozwala filtrować listy (np. wiadomości od niektórych nadawców lub zawierające określone słowa w tytule są automatycznie kierowane do kosza), sortować listy (wiadomości od nadawców są kierowane do specjalnie stworzonych folderów) lub przekazywać określone listy pod inny adres.

Każda firma codziennie otrzymuje szereg opinii i reklamacji dotyczących produktów. W usprawnieniu obsługi posprzedażowej również może pomóc poczta elektroniczna, a dokładnie mechanizm zwany aliasem pocztowym. Alias jest to dodatkowa, inna nazwa skrzynki pocztowej.
W ten sposób firma oszczędza czas pracowników a tym samym obniża koszty.
Do każdego z aliasów można dodatkowo założyć autoresponder. Jest to mechanizm, który automatycznie przesyła wcześniej przygotowany tekst lub plik do każdej osoby, która napisała na dany adres email. Wtedy jeżeli klient wysyła wiadomość na adres rtv@softex.polinfo.pl automatycznie dostaje odpowiedź, że jego zgłoszenie zostało przyjęte oraz, że skontaktuje się z nim serwisant.

Kiedy właściciel skrzynki pocztowej jest np. na urlopie może wykorzystać pocztę do automatycznego odpowiadania na otrzymywane wiadomości (autoresponder) lub kierowania ich do innej osoby - asystentki czy sekretarki.

Aby serwis WWW przygotowany indywidualnie przez użytkownika był dostępny w sieci Internet należy wszystkie pliki, z których on się składa skopiować na serwer wirtualny korzystając z protokołu FTP. Aktualizacji stron dokonuje się poprzez skopiowanie zmienionych plików na serwer wirtualny.

Na serwerze wirtualnym można przechowywać kopie zapasowe wszystkich dokumentów znajdujących się na twardych dyskach komputerów firmowych. Mogą to być bazy danych klientów, pliki tekstowe i graficzne. Kiedy dysk komputera zostanie uszkodzony i wszystkie dane przepadną lub komputery zostaną skradzione można sięgnąć do kopii zapasowych i odtworzyć utracone dane.
Umieszczanie, kopiowanie i kasowanie plików na serwerze wirtualnym odbywa się za pomocą specjalnego oprogramowania (FTP). Jest to protokół transportowania plików w Internecie.